7 prešľapov pri komunikácii cez email. Vyhnite sa im, ak chcete pôsobiť dobrým dojmom.

Stretávam sa s nimi pravidelne. Reč je o prešľapoch užívateľov počítačov pri používaní emailov, ale aj sociálnych sieti a ďalších komunikačných nástrojov pri počítačových technológiach. Niekedy sa nad nimi pousmejem, ale väčšinou si pomyslím, že autor tohto prešľapu je jednoducho človek, ktorý nevie poriadne pracovať s počítačom.

Nie každý potrebuje byť pokročilý užívateľ počítača. Ak ste ale na vedúcej alebo riadiacej pozícii, poprípade na mieste, kde pravidelne komunikujete cez počítač s ostatnými, takýmto prešľapom by ste sa mali zďaleka vyhnúť. Okrem toho, že tieto chyby nepôsobia dobrým dojmom, niekedy môžu spôsobiť nechcenú nadprácu alebo dokonca problémy u prijímateľa. To následne môže zhoršiť komunikáciu a spoluprácu medzi odosielateľom a prijímateľom.

Tu je zoznam prešľapov zoradených od tých najzávažnejších až po tie menej závažné. Pri každom prešľape opíšem, prečo ho nerobiť a ako postupovať správne. Hlavne treba vždy trochu popremýšľať predtým, než klikneme na tlačidlo odoslať.

Obsah článku:

1. Prešľap č. 1 – Otváranie podozrivých emailov a klikanie na nebezpečné url adresy
2. Prešľap č. 2 – Posielanie neočistených url adries
3. Prešľap č. 3 – Hromadný email s uvedením adresátov
4. Prešľap č. 4 – Interné správy preposlané externe
5. Prešľap č. 5 – Podpis emailu ako obrázok
6. Prešľap č. 6 – Dokumenty posielané v editovateľných formátoch
7. Prešľap č. 7 – Posielanie veľkých príloh vo viacerých emailoch
8. Ako napísať dobrý email
9. Svetový deň počítačovej gramotnosti

Prešľap č. 1 – Otváranie podozrivých emailov a klikanie na nebezpečné url adresy

Neustále počúvame o rôznych kybernetických hrozbách a o cielených útokoch kriminálnikoch na počítačové systémy. Napriek tomu sa pravidelne nájdu ľudia, ktorí zo zvedavosti otvárajú podozrivé emaily a klikajú na nebezpečné url adresy. Takéto správanie môže spôsobiť veľké škody a problémy hlavne vo firmách a organizáciach, ktorých prevádzka je od počítačových systémov závislá.

Nebezpečné emaily sú väčšinou do firiem rozosielané v najfrekventovanejšom čase dňa pred obedom. Ak takýto email prejde cez všetky firemné zabezpečenia, zamestnanci dostanú notifikáciu o novom emaili a niektorí majú nutkanie okamžite otvoriť každý čerstvý email. Toto nie je správny prístup, pretože odbiehanie od rozpracovaných úloh znižuje produktivitu práce. Ak sa pritom jedná o otvorenie podozrivého emailu a nebodaj o kliknutie na nebezpečnú url adresu, tak môže byť postarané o vážny problém.

Nebezpečný email môžete spoznať tak, že má znaky generovaného textu, má neobyčajnú adresu odosielateľa alebo obsahuje zvláštne url adresy atď. Pri pozornejšom pohľade viete identifikovať, že ide o podvod. Taktiež môžete dostať divný (podvodný) email od kolegu alebo od dodávateľa či zákazníka. Ak sa Vám niečo nezdá, je lepšie odosielateľa dopredu kontaktovať, či takýto email naozaj posielal.

Podstatnejšie je však to, že nebezpečné emaily bývajú vo firmách veľmi rýchlo odhalené a IT oddelenie o nich väčšinou promptne informuje, aby ich zamestnanci neotvárali, ale okamžite vymazali. Ak však náhodou na podozrivý email natrafíte medzi prvými, neodkladne o tom vždy najskôr informujte IT oddelenie.

Kybernetické útoky sú čoraz sofistikovanejšie a prepracovanejšie. Preto sa treba neustále vzdelávať v oblasti počítačových technológií a sledovať najnovšie trendy a praktiky kybernetických hrozieb. Jedným zo spôsobov ako si proti nebezpečným útokom vybudovať „imunitu“ je aj starostlivosť o kvalitu zdieľaných url adries a obozretnosť pri práci s url adresami. Ale o tom viac v ďalšej časti.

Prešľap č. 2 – Zdieľanie neočistených url adries a nepozornosť pri práci s url adresami

Tento prešlap blízko súvisí s prešlapom č. 1 a preto je na druhom mieste. Skratka url znamená Uniform Resource Locator, teda niečo ako „jednotný ukazovateľ zdroja“. Url adresa je v podstate príkaz pre počítač väčšinou aby niečo zobrazil v prehliadači webových stránok. V niektorých prípadoch však url adresa nemusí nič zobraziť, ale napríklad nepozorovane stiahnúť do počítača škodlivý software.

Preto by ste mali url adresám venovať zvýšenú pozornosť a začať si všímať, čo sa robí s url adresou, keď napríklad surfujete rôznymi webovými stránkami a aplikáciami. Taktiež by ste vždy mali url adresu očistiť pred tým, ako ju niekomu pošlete v správe alebo ju niekde nazdieľate. Pozorovanie a čistenie url adries pomáha ako prevencia proti počítačovým útokom. Taktiež sa čistením url adries vyhnete situácií, že zdieľaná url adresa nebude fungovať.

Čo presne myslím pod čistením url adries? Pred odoslaním alebo zdieľaním by ste vždy mali odstrániť poslednú časť url adresy, ktorá slúži na analytiku a vyhodnocovanie správania užívateľov. Väčšinou to je všetko, čo sa nachádza za symbolom „?“. Očistenú časť url adresy treba pred odoslaním otestovať či funguje. Najlepšie si to môžeme ukázať na príklade eshopu Amazon.com.

Na obrázku vyššie máme url adresu produktu Oculus na Amazone. Takúto dlhú url adresu mi vytvorilo, keď som klikol na produkt z hlavnej stránky Amazon.com. Zelená časť url adresy je tá, ktorá je relevantná. Zvyšok je len webová analytika a mechanizmy v pozadí na sledovanie správania návštevníkov. Túto časť treba vždy pred zdieľaním odmazať a poslať už len očistenú – zelenú časť.

Toto nie je reklama na Amazon ani na Oculus! Uviedol som to tu len ako príklad. Po kliknutí na obrázok Vás presmeruje na produkt Oculus na eshope Amazon. Keď potom kliknete na ktorýkoľvek iný produkt, vygeneruje Vám dlhú url adresu, podobnú tej na obrázku.

URL skrytá za objekty

Tu ešte pripomeniem, že url adresy bývajú väčšinou skryté za rôzne texty, obrázky a tlačidlá (buttony). Pri prechode myšou na takéto objekty sa vždy zmení šípka na dlaň s ukazovákom na monitore. V ľavom dolnom rohu prehliadača webových stránok sa objaví url adresa, na ktorú tieto objekty odkazujú. Môžete si to vyskúšať aj s obrázkom vyššie.

Na mobiloch a tabletoch je trochu zložitejšie zistiť, čo sa skrýva za objektom a preto aj jednoduchšie kliknúť na niečo nebezpečné – hlavne na sociálnych sieťach. Jednoducho a stručne – url adresám treba venovať maximálnu pozornosť a pracovať s nimi opatrne, aby sa nám nestalo, že klikneme na niečo, čo budeme neskôr ľutovať.

Prešľap č. 3 – Hromadný email s uvedením adresátov

Tretí prešlap je taký zlý, žeby sa snáď ani nemal nikomu stať. Každopádne som zopár takýchto emailov dostal a preto viem, že sa to občas niekomu prihodí.

Začiatkom tohto roka ma jeden nemenovaný podnikateľ informoval o zmene svojho emailu na komunikáciu. Pán podnikateľ predáva skvelý produkt a robí poctivú prácu. Preto som bol nemilo prekvapený, keď som otvoril tento email a zistil, že moja emailová adresa bola zdieľaná so všetkými zákazníkmi tohto podnikateľa. Konkrétne šlo o 835 unikátnych emailových adries. Presne toľko ľudí vrátane mňa má dodnes prístup k tomuto zoznamu.

Je nepredstaviteľné, aby ste niekomu len tak poskytli zoznam svojich zákazníkov – kontaktov. V tomto prípade bol tento zoznam zazdieľaný nie niekomu, ale 835 – tim klientom. Ak sa niekedy ocitnete v podobnej situácii, jednoducho využite možnosť skrytej kópie a tu nakopírujte svoj zoznam. Nikto si potom o Vás nepomyslí, že ste totálny počítačový analfabet.

Prešľap č. 4 – Interné správy preposlané externe

Klasická situácia v každej firme. Niekto pošle požiadavku alebo otázku kolegom. Ak je požiadavka komplikovaná a zložitá, môže okolo nej vzniknúť vlákno emailovej komunikácie medzi kolegami. Nakoniec sa príde na to, že požiadavku alebo otázku treba poslať na človeka mimo firmu. Ten, kto túto úlohu dostane na zodpovednosť, potom jednoducho prepošle celé interné vlákno komunikácie externému človeku mimo firmy.

Preposielanie internej komunikácie von z firmy považujem za veľmi neprofesionálne. Okrem interných informácií, ktoré môžu byť citlivé sa takto von preposielajú aj emailové adresy všetkých zainteresovaných. Riešenie je jednoduché a to proste napísať požiadavku alebo otázku do novej správy, poprípade vymazať celé vlákno z preposielanej správy.

Prešľap č. 5 – Podpis emailu ako obrázok

Podpisy pod email a vložené obrázky sú samostatná kapitola. Ľudia si ku svojmu podpisu radi prikladajú rôzne obrázky. Väčšinou je to firemné logo alebo kedysi populárna výzva, aby ste email netlačili a zachránili tak planétu. Obrázky v emailoch sú pekným spestrením pokiaľ ich zobrazuje správne. Veľakrát však vložený obrázok nezobrazí vôbec alebo ho zobrazí s krížikom. Taktiež sa s obrázkom môže znížiť doručiteľnosť emailu.

Nedávno som videl obrázkový extrém. Jeden pán si vložil celý svoj podpis ako obrázok. Teda meno, telefón, web a všetky informácie z podpisu boli zakódované v obrázku. Prvá chyba tohto postupu je, že obrázok nemusí vôbec ukázať a potom môže niekomu zobraziť takýto email bez podpisu. Druhá chyba je, že z obrázku si údaje nemôžeťe skopírovať, jedine prepísať, čo je dosť nepraktické.

Tiež som kedysi používal v podpise emailu obrázok, ale upustil som od toho. Taktiež sa snažím nevkladať obrázky priamo do emailu. Väčšinou ich posielam ako kópiu. Nevravím, že používanie obrázkov v emaili je veľká chyba, ale každopádne môže spôsobiť komplikácie, preto je lepšie sa obrázkom v správe vyhnúť.

Prešľap č. 6 – Dokumenty posielané v editovateľných formátoch

Ak by ste sa dnes uchádzali o zamestnanie a ku žiadosti by ste mali pripojiť svoj životopis, v akom formáte by ste ho poslali? Ja osobne by som ho poslal vo formáte pdf. Skratka pdf totiž znamená Portable Document Format, teda niečo ako prenosný formát dokumentu. Pdf je univerzálny formát a jediná istota, že to, čo uložíte sa zobrazí na každom zariadení rovnako.

Ak posielate hotové dokumenty, ktoré nemá príjemca ďalej upravovať, jednoznačne ich treba uložiť vo formáte pdf. Ak posielate svoje dokumenty v editovateľných formátoch ako doc. alebo txt., môžu sa stať tri veci. Prvá je, že všetko bude OK. Druhá možnosť je, že sa dokument po otvorení nezobrazí správne. Tretia, najhoršia možnosť je, že príjemca nebude vedieť dokument otvoriť kvôli tomu, že nemá softvér na otvorenie.

Problémy so zobrazením alebo otvorením dokumentu môžu spôsobiť komplikácie, či už na strane príjemcu alebo odosielateľa. Preto je lepšie sa im vyhnúť a dokumenty posielať hneď na začiatku vo formáte pdf.

Prešľap č. 7 – Posielanie veľkých príloh vo viacerých emailoch

Emailové služby majú obmedzenú veľkosť správy, ktorú je možné odoslať. Väčšinou je to 25 MB a toto obmedzenie má zabrániť kolapsu emailových serverov a zahltením veľkými objemami dát. Stretávame sa s tým, keď chceme niekomu poslať fotografie, ktoré majú viac ako 25MB. Riešením môže byť, že pošleme viac emailov.

Takéto „riešenie“ môže byť OK, ak posielame fotografie našej rodine alebo známym. Každopádne je veľmi nepraktické a vyžaduje si zvýšené množstvo práce aj na strane odosielateľa, aj na strane prijímateľa. Oveľa lepšie a praktickejšie je nahrať veľké súbory na cloud a prijímateľovi poslať len url adresu na stiahnutie.

Prácu s nahrávaním si spraví len odosielateľ rovnakú alebo menšiu ako keď vkladá súbory do viacerých emailov. Prijímateľ si potom len stiahne súbory a nemusí pracne otvárať všetky emaily. Na tento účel sa dá využiť služba WeTransfer, kde sa dajú nahrať súbory do veľkosti 2GB, poprípade veľa iných dostupných služieb vrátane Google Disku.

Ako napísať dobrý email?

Dosť bolo prešľapov, teraz pár viet o tom, ako by mal vyzerať dobrý email. Podľa môjho názoru je dobrý email taký, keď prijímateľ nemusí odosielateľovi klásť doplňujúce otázky alebo výzvy a vie hneď z prvej odpísať odpoveď alebo reagovať na žiadosť. Nižšie som spísal zopár zásad, ktorými sa riadim pri písaní emailov.

1. Email by mal obsahovať jasné zadania a zrozumiteľné požiadavky

Ak od niekoho niečo chcem, dávam si záležať, aby moja požiadavka bola maximálne zrozumiteľná. Pri písaní emailov myslím na to, či som spomenul všetko dôležité a podstatné pre môjho adresáta. Taktiež väčšinou objasňujem aj kontext a účel mojej požiadavky. Ak sú na požiadavku naviazané nejaké materiály, pripojím ich ku správe. Veci ako oslovenie, poďakovanie a podpis s kontaktnými údajmi sú samozrejmosťou.

2. Email by mal byť napísaný stručne a bez zbytočného balastu

Nikto nechce čítať „žvásty“. Preto sa v emailoch vyhýbam opisovaniu pocitov, ohováraniu druhých, konfabuláciam, výhovorkám a ďalším zbytočnostiam, ktoré nikoho nazaujímajú. Namiesto toho sa snažím držať faktov a písať čo najzrozumiteľnejší a najstručnejší text.

3. Dlhší text by mal byť štruktúrovaný

Niekedy sa treba rozpísať a napísať aj dlhší a obsiahly email. V takom prípade treba text štruktúrovať do odstavcov a využiť aj odrážky alebo číslovanie. Najdôležitejšie časti, výzvy na akciu, poprípade urgenty tiež zvyknem zvýrazniť tučným písmom, aby si ich prijímateľ hneď všimol. Určite neodporúčam písať jednoliaty text, v ktorom sa čitateľ stratí.

4. Email by mal mať zrozumiteľný a dobre vyhľadateľný predmet

Dobre napísaný predmet je niečo podobné ako titulok článku. Predmet by mal v krátkosti vystihnúť obsah emailu a mal by obsahovať ľahko zapamätateľné slová alebo heslá, aby mohol byť v budúcnosti ľahko dohľadateľný v prípade potreby.

5. Email by mal byť adresovaný iba tým, ktorí to naozaj potrebujú

Nakoniec už len odporúčanie, že emaily treba posielať len prijímateľom, ktorí to naozaj potrebujú. Vždy sa snažím minimalizovať adresátov a posielať email len naozaj nevyhnutným osobám.

Svetový deň počítačovej gramotnosti

Tento článok publikujem 2. decembra, v svetový deň počítačovej gramotnosti, ako môj príspevok ku vzdelávaniu verejnosti ohľadom počítačových technológii. Tieto technológie sú samozrejmosťou a používame ich denno denne. Je dôležité, aby sme ich používali správne a efektívne a aby sme sa pravidelne vzdelávali nielen o možnostiach, ale aj hrozbách týchto technológií. Inak sa ako spoločnosť neposunieme dopredu, ale budeme stagnovať a budeme zraniteľní voči kybernetickým hrozbám budúcnosti.

A ako ste na tom vy? Spravili ste už niektorý z prešľapov? Stretli ste sa s inými prešlapmi? Aké zásady pri emailovej komunikácií používate? Podeľte sa v komentároch o Vaše skúsenosti a postrehy.